Структуризация и функции управления проектами


Структура системы означает способ организации связей между элементами. В ходе разработки структуры рыбоводного проекта предполагается описание множества взаимосвязанных элементов с распределенными по уровням задачами и выбор комплекса средств, обеспечивающих их грамотное решение.


Управляемость любого проекта зависит от эффективности детализации объекта управления, т.е. дробление единого целого на иерархические компоненты с актуальными и адекватными управленческими воздействиями. Структура проекта понимается как дерево ориентированных на продукт компонентов, таких как оборудование, работы, информация, полученных в итоге осуществления проекта. Структура проекта означает организацию взаимосвязей между его элементами. Структура проекта необходима для определения будущей продукции и взаимосвязей элементов предстоящих работ как между собой, так и с конечной целью проекта. Работа над структурой начинается с разбивки целей проекта на гораздо меньшие блоки работ, вплоть до самых мелких позиций и деталей. Данная древообразная структура обеспечивает разбивку общего объема работ по проекту на управляемые независимые блоки. Исходя из этого определяется логическая взаимосвязь ресурсов и объемов предстоящих работ.
Проекты структурируют по следующим признакам:
- компоненты продукции аквакультуры или услуги;
- этапы или фазы жизненного цикла;
- элементы организационной структуры.
Процесс структуризации проекта составляет неотъемлемую часть процесса планирования, а также матрицы распределения
24
ответственности и обязанностей. В число основных задач структуризации включают:
- разбивку рыбоводного проекта на управляемые блоки;
- распределение ответственности за элементы проекта, исходя из структуры организации и наличных ресурсов;
- точная оценка и анализ предстоящих затрат – финансовых, временных, материальных;
- формирование единой базы планирования на предприятиях рыбной отрасли и контроля затрат;
- конкретизация целей проекта в подразделениях предприятия.
Структура процесса подразумевает структуризацию проекта по этапам жизненного цикла. Организационная структура проекта предполагает структуризацию по видам выполняемых функций. Организационная структура разрабатывается последовательно, включая в себя следующие процедуры:
- установление целей и задач экономической рыбохозяйственной деятельности;
- формулировка функций, реализуемых предприятием аквакультуры для достижения целей;
- группировка и взаимоувязка функций;
- выявление структурных подразделений, реализующих функции;
- анализ и планирование всех видов работ;
- составление программ обучения персонала.
На практике для управления проектами применяются следующие основные типы структур: функциональная, матричная и проектная.
При управлении проектами посредством функциональной структуры руководство реализуется линейным менеджером через группу подчиненных ему функциональных руководителей. При этом выделяется один или несколько координаторов, осуществляющих связь между функциональными подразделениями.
В матричной структуре для решения проблем формируются временные проектные группы, возглавляемые руководителями проектов. Взаимодействие между менеджером проекта и функциональными отделами производится по горизонтали, при этом на них накладываются традиционные вертикальные связи иерархической функциональной структуры, образуя матрицу взаимодействия. Руководитель проекта, не располагая непосредственной административной властью над членами своей группы, отвечает за все конкретные результаты работы. Существуют
25
следующие разновидности матричной структуры – слабая матричная структура схожа с функциональной, сильная приближена к проектной.
При проектной структуре решением конкретных задач, обусловленных проектом, занимается рабочая группа, распускаемая после завершения работы над ним. При этом персонал и ресурсы, использовавшиеся в работе, по ее окончании возвращаются в свои функциональные подразделения. С целью решения задач перспективного развития в составе предприятия формируется специальное подразделение, а руководители проектов сосредотачивают свое внимание на выполнении единичных задач.
При организационном проектировании отдельное внимание уделяется основным аспектам оптимизации организационной структуры, в число которых включают:
- численность работников, подчиненных руководителю подразделения;
- количество уровней управления;
- детализация деятельности по работам, оборудованию, продукции или категориям потребителей;
- распределение полномочий.
Необходимо чтобы организационная структура проектной команды соответствовала основным видам деятельности по осуществлению проекта.
Процесс структуризации проекта состоит из следующих процедур:
- определение рыбоводного проекта означает конкретную формулировку характера, целей и его содержания, с последующим определением и характеристикой всех конечных продуктов;
- уровень детализации предполагает рассмотрение различных уровней детализации плана и выявления оптимального числа уровней элементов структуры;
- структура процесса характеризуется разработкой схемы жизненного цикла проекта;
- организационная структура подразумевает охват всех групп участников, занятых в проекте, включая лиц из внешнего окружения, заинтересованных в его осуществлении;
- структура продукта понимается как распределение конечного продукта по подсистемам или компонентам;
- генеральный сводный план проекта обуславливает дальнейшую детализацию в процессе поиска критического пути;
26
- матрица распределения ответственности строится исходя из результатов анализа отношений между элементами структуры проекта и организационной структуры.
Функции управления проектом реализуются практически на всех этапах управления проектом и состоят из: планирования, контроля, анализа, принятия решений, составления бюджета, мониторинга, оценки, экспертизы и администрирования.
В зависимости от структуры предметных областей и управляемых элементов проекта образуются подсистемы управления проектами.
Предметные области и управляемые элементы в границах проекта обычно состоят из: сроков, ресурсов, затрат и доходов, рисков, информации и коммуникаций, качества. Данные подсистемы имеются практически в любом рыбоводном проекте, однако в отдельные проекты включают и специфические подсистемы.
Основное отличие подсистем от функций управления проектом заключается в нацеленности подсистем на предметную область, а функций на специфические процессы и методы. Управление подсистемой заключается в реализации практически всех функций.
Подсистемы управления проектом по основным предметным областям состоят из управления:
- содержанием проекта, объемами работ, сроками;
- стоимостью, качеством, закупками и поставками, ресурсами, рисками;
- запасами ресурсов, координацией, информацией и коммуникациями.