Глава 11 ОСНОВНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ ЗАКРЫТИЯ ПРОЕКТА - 11.1. Этап завершения проекта


Закрытие понимается как процесс официального завершения всех процедур и работ рыбоводного проекта. В ходе закрытия проекта менеджер анализирует всю предыдущую информацию, поступившую во время закрытия предыдущих этапов, удостоверяющую в завершенности всех работ по проекту и достижению его целей. В связи с тем, что содержание проекта аквакультуры обусловлено планом управления, менеджер анализирует данный документ для удостоверения, что проект фактически завершен, перед формальной констатацией.


Закрытие рыбоводного проекта производится и досрочно, до окончательного завершения всех процедур и операций. При этом процесс завершения проекта также состоит из процедур, исследующих и документирующих причины предпринятых действий.
На этапе завершения действиям менеджмента свойственен скорее административный, чем технический или экономический характер. Для административного завершения проекта аквакультуры необходимы следующие процедуры:
- действия, требуемые для удовлетворения критериев окончания или выхода для этапа проекта;
- операции, необходимые для передачи продуктов, в следующий этап или в производство и операционную деятельность;
- действия и операции для сбора документов проекта, проверки его успешности или неудачи, аккумулирования сформулированных знаний и архивирования информации для будущего применения организацией.
Основополагающая цель этого этапа – проверка и передача заказчику результата рыбоводного проекта. Для чего требуется осуществить приемо-сдаточные работы в соответствии с процедурой приемки, предварительно определенной на самой ранней стадии проекта.
Проверка результатов проекта аквкультуры производится на базе эксплуатационных испытаний.
144
Целью проведения эксплуатационных испытаний является получение точных данных, описывающих уровень результатов, достигнутых в итоге осуществления работ по проекту. В процессе эксплуатационных испытаний определяются фактические эксплуатационные характеристики работы машин и оборудования, подтверждающие или отвергающие верность избранной технологии.
Эксплуатационные испытания состоят из:
- сопоставления эксплуатационных характеристик проекта с плановыми показателями;
- выявления отклонений между плановыми и фактическими показателями;
- поиска причин выявленных отклонений;
- разработки мероприятий по ликвидации обнаруженных отклонений;
- организации работ по ликвидации отклонений.
Проведение эксплуатационных испытаний производится в соответствии с требованиями гарантийных соглашений между поставщиками и заказчиком.
Гарантийное соглашение позволяет защитить права обеих сторон и состоит из следующих пунктов:
- анализ соответствия, смонтированного оборудования проекту;
- наблюдение за испытаниями, началом деятельности и вводом в эксплуатацию;
- выявление соответствия исходного сырья, применяемого в ходе испытаний;
- расчет времени и определение условий проведения испытаний;
- выявление в ходе испытаний соответствия установленного оборудования его паспортным характеристикам;
- устранение отклонений по рыбоводному проекту.
По результатам всех испытаний формулируется отчет, включающий в себя:
- наименование и местонахождение организации, проводящей испытания;
- наименование технологического процесса, подтверждающего испытания;
- цель проводимого испытания;
- сопоставление реальных и плановых результатов;
- сформулированные рекомендации и решения.
145
К отчету необходимо приложить ежедневную информацию о проведении испытаний. На основании результатов испытаний производят передачу ответственности от подрядчика к заказчику во время сдачи-приемки готовых объектов.
На этапе завершения результаты рыбоводного проекта передают во внедрение или временно консервируют для последующего применения. Нельзя оставлять висящие работы по проекту. Всех линейных руководителей и участников оповещают об окончании работ по проекту и переводе сотрудников в свои подразделения или в другие проекты.
На данном этапе необходимо также решить задачу реализации обратной связи по проекту. Основной ее целью является сохранение результатов знаний и опыта, полученных в проекте для более эффективного и качественного осуществления в перспективе аналогичных проектов рыбохозяйственного комплекса. Важно архивировать все результаты фиксировать и документировать опыт и предложения по совершенствованию технологии выполнения работ и управления проектами аквакультуры.
Все проекты и особенно закрываемые досрочно из-за заведомого не достижения сформулированных целей, обязательно завершаются итоговым отчетом, содержащим следующую информацию:
- характеристика достигнутых в процессе осуществления проекта результатов;
- описание полученных дополнительных позитивных результатов, что особенно характерно для инновационных проектов, где данные показатели являются толчком для развития нового направления исследований;
- результаты достижения плановых целей по качеству проекта аквакультуры;
- выявление и анализ факторов, оказавших положительное влияние на процесс реализации проекта;
- обнаружение и анализ факторов, негативно подействовавших на проект;
- предложения по ликвидации негативных отклонений от целей, сроков, качества, бюджета рыбоводного проекта;
- предписания по совершенствованию процесса управления проектом;
- примененные в процессе осуществления проекта организационные и технологические инновации;
146
- данные о материалах потенциально примененных при осуществлении аналогичных проектов.
С окончательным вариантом итогового отчета знакомят основных участников проекта аквакультуры.
Завершающие операции нацелены на рост экономической (доходность инвестиций), организационной и технологической эффективности последующих проектов. Для этого необходимо учесть опыт реализованного проекта и произвести соответствующую корректировку в организационной структуре, организации финансирования, логистике и планировании, эффективном стиле управления.